POLITYKA PRYWATNOŚCI

Data obowiązywania 9.04.2026

1. Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

EQCLUSIVE DISTRIBUTION MARTA KOTONSKA
Blizno 36
87-222 Książki
Polska
E-mail: kontakt@eqclusive.pl
Telefon: +48 668 138 808

W niniejszej Polityce Prywatności określenia „Eqclusive”, „my”, „nas” i „nasze” oznaczają EQCLUSIVE DISTRIBUTION MARTA KOTONSKA.

2. Jakie dane osobowe możemy zbierać?

Możemy zbierać i przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko,
• adres rozliczeniowy i adres dostawy,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane dotyczące zamówień, płatności, zwrotów, reklamacji i korespondencji,
• dane przekazane przy zapisie do newslettera lub w ramach działań marketingowych, jeśli wyraziłeś na to zgodę lub istnieje inna właściwa podstawa prawna,
• dane techniczne dotyczące korzystania ze strony internetowej, w tym adres IP, typ urządzenia, system operacyjny, typ przeglądarki, ustawienia językowe, źródło wejścia na stronę oraz informacje o aktywności na stronie,
• dane zawarte w wiadomościach kierowanych do nas przez formularz kontaktowy, e-mail lub inne kanały komunikacji.

Nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych na naszych własnych systemach. Płatności są obsługiwane przez uprawnionych zewnętrznych dostawców płatności.

Jeżeli przekazujesz nam dane osobowe innej osoby, powinieneś mieć do tego odpowiednią podstawę i poinformować tę osobę o przekazaniu jej danych.

3. W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane?

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy mamy do tego odpowiednią podstawę prawną. W zależności od sytuacji mogą to być następujące cele i podstawy:

a) Realizacja zamówień i obsługa sprzedaży

Przetwarzamy dane w celu:

• przyjęcia i realizacji zamówienia,
• kontaktu w sprawie zamówienia,
• dostawy produktów,
• obsługi płatności,
• obsługi zwrotów, wymian i reklamacji.

Podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy.

b) Wypełnienie obowiązków prawnych

Przetwarzamy dane w celu:

• wystawiania dokumentów księgowych,
• prowadzenia dokumentacji wymaganej przepisami prawa,
• realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych i konsumenckich,
• rozpatrywania żądań związanych z ochroną danych osobowych.

Podstawą prawną jest obowiązek prawny ciążący na administratorze.

c) Uzasadnione interesy administratora

Możemy przetwarzać dane również wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, takich jak:

• zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej,
• zapobieganie nadużyciom i oszustwom,
• dochodzenie lub obrona roszczeń,
• obsługa zapytań i korespondencji,
• poprawa jakości obsługi klienta,
• analiza działania strony internetowej w zakresie dozwolonym prawem.

W każdym takim przypadku dbamy o to, aby nasze interesy nie naruszały w sposób nadrzędny Twoich praw i wolności.

d) Marketing

Jeżeli wyraziłeś zgodę albo jeśli prawo pozwala nam na kontakt marketingowy na innej właściwej podstawie, możemy przesyłać Ci informacje o naszych produktach, nowościach, ofertach lub treściach związanych z marką Eqclusive.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, realizacji zamówienia, udzielenia odpowiedzi na wiadomość lub rozpatrzenia reklamacji. Bez podania danych oznaczonych jako wymagane może nie być możliwe wykonanie tych czynności.

5. Komu możemy udostępniać dane?

Możemy udostępniać dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji danego celu oraz zgodne z prawem. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• dostawcy platformy sklepowej, na przykład Shopify,
• operatorzy płatności,
• firmy kurierskie i dostawcy usług logistycznych,
• dostawcy usług księgowych, prawnych, IT i administracyjnych,
• dostawcy narzędzi marketingowych i mailingowych, na przykład Klaviyo lub Mailchimp, jeśli są przez nas wykorzystywani,
• podmioty wspierające nas w ochronie przed oszustwami, bezpieczeństwie systemów i analizie działania strony,
• organy publiczne, jeżeli wynika to z obowiązku prawnego.

Każdy odbiorca otrzymuje wyłącznie taki zakres danych, jaki jest niezbędny do wykonania danego zadania.

6. Czy przekazujemy dane poza EOG?

W związku z korzystaniem z niektórych dostawców technologicznych Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, stosujemy odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez prawo, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, a tam, gdzie to konieczne, także dodatkowe środki ochrony.

7. Jak długo przechowujemy dane?

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to niezbędne do celu, w jakim zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony ochroną naszych interesów prawnych.

W praktyce oznacza to, że:

• dane związane z zamówieniami i dokumentacją księgową przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• dane związane z reklamacjami, roszczeniami i obroną przed roszczeniami przechowujemy przez okres przedawnienia właściwy dla danego rodzaju sprawy,
• dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania lub utraty przydatności celu,
• dane techniczne i analityczne przechowujemy zgodnie z okresem życia danego narzędzia lub pliku cookie.

8. Jakie prawa Ci przysługują?

Zgodnie z RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeżeli takie decyzje wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem: kontakt@eqclusive.pl

Co do zasady realizacja praw osoby, której dane dotyczą, jest bezpłatna. Możemy pobrać rozsądną opłatę lub odmówić podjęcia działań wyłącznie wtedy, gdy żądanie jest manifestacyjnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności z uwagi na swój ustawiczny charakter.

9. Marketing i newsletter

Jeżeli zapiszesz się do newslettera lub wyrazisz zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych, będziemy przetwarzać Twoje dane w celu przesyłania Ci wiadomości o produktach, nowościach, promocjach i treściach związanych z Eqclusive.

Z newslettera możesz zrezygnować w każdej chwili, klikając link rezygnacji w wiadomości e-mail lub kontaktując się z nami bezpośrednio.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, poprawy bezpieczeństwa, zapamiętywania wybranych ustawień, analizy ruchu oraz prowadzenia działań marketingowych – w zależności od tego, jakie narzędzia zostały uruchomione i jakie zgody zostały wyrażone.

Niektóre cookies są niezbędne do prawidłowego działania strony i nie wymagają zgody.

Cookies analityczne, marketingowe i inne nieistotne technicznie są wykorzystywane wyłącznie wtedy, gdy użytkownik wyrazi na to odpowiednią zgodę, jeżeli prawo tego wymaga.

Możesz zarządzać ustawieniami cookies za pomocą naszego banera cookies oraz ustawień swojej przeglądarki. Ograniczenie stosowania niektórych cookies może wpłynąć na działanie części funkcji strony.

Jeżeli na stronie stosowane są narzędzia związane z przeliczeniem waluty lub geolokalizacją, mogą one korzystać z adresu IP, danych przeglądarki lub plików sesyjnych w celu utrzymania wybranych ustawień i właściwego wyświetlania cen.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.

Żadna transmisja danych przez Internet nie daje jednak całkowitej gwarancji bezpieczeństwa. Dlatego dokładamy należytej staranności, ale nie możemy zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa transmisji.

12. Linki do stron trzecich

Nasza strona może zawierać linki do stron lub usług podmiotów trzecich. Każda z tych stron lub usług działa na własnych zasadach i posiada własną politykę prywatności. Zalecamy zapoznanie się z ich treścią przed przekazaniem im danych osobowych.

13. Zmiany Polityki Prywatności

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę Prywatności, w szczególności w przypadku zmian prawnych, technologicznych lub organizacyjnych.

Zaktualizowana wersja będzie publikowana na tej stronie wraz z datą obowiązywania.

PRIVACY POLICY

Effective date: 9th April 2026

1. Who is the controller of your personal data?

The controller of your personal data is:

EQCLUSIVE DISTRIBUTION MARTA KOTONSKA
Blizno 36
87-222 Książki
Poland
Email: kontakt@eqclusive.pl
Telephone: +48 668 138 808

In this Privacy Policy, “Eqclusive”, “we”, “us” and “our” refer to EQCLUSIVE DISTRIBUTION MARTA KOTONSKA.

2. What personal data may we collect?

We may collect and process the following categories of personal data:

• full name,
• billing address and delivery address,
• email address,
• telephone number,
• information relating to orders, payments, returns, complaints and correspondence,
• information provided when subscribing to our newsletter or taking part in marketing activities, where consent or another lawful basis applies,
• technical data relating to the use of our website, including IP address, device type, operating system, browser type, language settings, referral source and website activity,
• information contained in messages sent to us through contact forms, email or other communication channels.

We do not store full payment card details on our own systems. Payments are handled by authorised third-party payment providers.

If you provide us with personal data relating to another individual, you should ensure that you have a proper basis for doing so and that the individual has been informed.

3. For what purposes and on what legal basis do we process personal data?

We process personal data only where we have an appropriate legal basis. Depending on the circumstances, we may process data for the following purposes:

a) Orders and sales administration

We process data in order to:

• receive and fulfil orders,
• contact you regarding your order,
• deliver products,
• process payments,
• handle returns, exchanges and complaints.

The legal basis is that the processing is necessary to enter into and perform a contract.

b) Compliance with legal obligations

We process data in order to:

• issue accounting and tax documents,
• keep records required by law,
• comply with tax, accounting and consumer law obligations,
• respond to data protection requests.

The legal basis is compliance with a legal obligation.

c) Legitimate interests

We may also process data where this is necessary for our legitimate interests, including:

• maintaining the security of our website,
• preventing fraud and abuse,
• establishing, pursuing or defending legal claims,
• handling enquiries and correspondence,
• improving customer service,
• analysing website performance to the extent permitted by law.

Where we rely on legitimate interests, we take care to ensure that our interests do not override your rights and freedoms.

d) Marketing

Where you have given consent, or where another lawful basis permits us to do so, we may send you information about our products, launches, offers or brand-related content.

You may withdraw your consent at any time. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.

4. Is providing data mandatory?

Providing data is voluntary, but in some cases it is necessary in order to enter into and perform a contract, fulfil an order, respond to a message or deal with a complaint. If required data is not provided, we may be unable to carry out the relevant action.

5. Who may receive your data?

We may disclose personal data only where necessary for the relevant purpose and where lawful to do so. Recipients may include, in particular:

• ecommerce platform providers, such as Shopify,
• payment providers,
• courier companies and logistics providers,
• accounting, legal, IT and administrative service providers,
• email marketing and mailing providers, such as Klaviyo or Mailchimp, if used by us,
• providers supporting fraud prevention, system security and website analytics,
• public authorities where disclosure is required by law.

Each recipient receives only the data necessary for the relevant task.

6. Do we transfer data outside the EEA?

Because we use certain technology providers, your personal data may be transferred outside the European Economic Area.

Where this happens, we apply appropriate safeguards required by law, including adequacy decisions or Standard Contractual Clauses approved by the European Commission, together with additional safeguards where necessary.

7. How long do we keep your data?

We retain personal data for no longer than is necessary for the purpose for which it was collected, and thereafter for the period required by law or justified by the protection of our legal interests.

In practice, this means that:

• order and accounting data is kept for the period required by tax and accounting law,
• data relating to complaints and claims is kept for the limitation period applicable to that matter,
• data processed on the basis of consent is kept until consent is withdrawn or the purpose no longer applies,
• technical and analytics data is retained in accordance with the relevant tool or cookie lifespan.

8. What rights do you have?

Under the GDPR, you have the right to:

• access your personal data,
• rectify your personal data,
• erase your personal data,
• restrict processing,
• data portability,
• object to processing,
• withdraw consent at any time where processing is based on consent,
• not be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, where such a decision produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you,
• lodge a complaint with the President of the Polish Personal Data Protection Office (Prezes UODO).

To exercise your rights, please contact us at: kontakt@eqclusive.pl

As a rule, the exercise of data subject rights is free of charge. We may charge a reasonable fee or refuse to act only where a request is manifestly unfounded or excessive, in particular because of its repetitive character.

9. Marketing and newsletter

If you subscribe to our newsletter or consent to receive marketing communications, we will process your data in order to send you information about our products, new launches, offers and Eqclusive-related content.

You may unsubscribe at any time by clicking the unsubscribe link in any email or by contacting us directly.

10. Cookies and similar technologies

Our website uses cookies and similar technologies in order to ensure that it functions properly, improve security, remember preferences, analyse website traffic and support marketing activities, depending on which tools are in use and what choices you make.

Some cookies are strictly necessary for the operation of the website and do not require consent.

Analytics, marketing and other non-essential cookies are used only where the user has given appropriate consent, where consent is required by law.

You can manage cookie settings through our cookie banner and through your browser settings. Restricting certain cookies may affect the functionality of parts of the website.

If tools relating to currency conversion or geolocation are used on the website, they may rely on IP address, browser data or session cookies in order to maintain your selected settings and display prices correctly.

11. Data security

We apply appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss, unauthorised access, disclosure, alteration or destruction.

However, no transmission of data over the Internet can be guaranteed to be completely secure. We therefore take reasonable steps to protect your data, but cannot guarantee absolute security of transmission.

12. Links to third-party websites

Our website may contain links to websites or services operated by third parties. Each of those websites or services operates under its own rules and privacy policies. We recommend that you review them before submitting personal data.

13. Changes to this Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time, in particular where legal, technical or organisational changes make that necessary.

The updated version will be published on this page together with its effective date.